Existem duas formas oficiais de registrar receita e despesa: regime de caixa e regime de competência. A diferença parece pequena, mas decide se o seu DRE conta a verdade ou uma ilusão.
Esse texto explica os dois, mostra quando usar cada um, e mostra o caso real onde 99% dos prestadores de serviço se enganam.
A diferença em uma frase
- Regime de caixa: registra a receita/despesa no dia em que o dinheiro efetivamente entra ou sai da conta.
- Regime de competência: registra a receita/despesa no dia em que o serviço foi prestado ou o custo foi gerado, mesmo que o dinheiro ainda não tenha mexido.
Exemplo simples
Você é designer freelancer. No dia 30 de outubro, você entrega um projeto e emite a fatura de R$ 3.000. O cliente paga essa fatura no dia 15 de novembro.
Em qual mês essa receita aparece?
- Regime de caixa: novembro (foi quando o dinheiro entrou).
- Regime de competência: outubro (foi quando você prestou o serviço).
Qual usar no dia a dia: regime de caixa
Pro seu fluxo de caixa diário (saber quanto tem na conta, se vai dar pra pagar boleto na sexta, etc.), use regime de caixa. Aqui o que importa é dinheiro real, disponível, agora.
É o que o EVAH usa por padrão no dashboard de saldo dos caixas: mostra o que está no banco/dinheiro/cartão hoje, sem misturar com promessas futuras.
Qual usar pra avaliar o negócio: regime de competência
Pro DRE mensal, pra entender se o mês foi lucrativo, pra comparar performance — use competência. Ele tira o "ruído" do timing de pagamento e mostra o que VOCÊ realmente produziu no período.
Sem isso, um mês com 10 clientes mas que pagaram atrasados parece ruim. Um mês com 2 clientes mas que pagaram adiantados 6 meses parece excelente. Os dois cenários enganam.
O caso real onde isso engana 99% das pessoas
Você fechou contrato anual com um cliente em janeiro, ele pagou os 12 meses adiantados (R$ 60.000), e o serviço vai ser prestado mês a mês até dezembro.
Pelo regime de caixa:
Janeiro: + R$ 60.000 de receita. Fevereiro a dezembro: R$ 0. Janeiro parece milagroso, o resto do ano parece um deserto. Você pode até comprar coisas achando que está rico, e quebrar em março.
Pelo regime de competência:
Janeiro a dezembro: + R$ 5.000 de receita por mês. Cada mês reflete o serviço efetivamente prestado. Decisões de investimento ficam alinhadas com a realidade do negócio.
Por isso o regime de competência é o padrão pra DRE: ele "suaviza" o efeito dos pagamentos antecipados ou atrasados.
E pro Fisco — qual a lei pede?
Aqui depende do regime tributário:
- Simples Nacional: pode escolher caixa OU competência. Maioria dos pequenos negócios usa caixa (paga imposto só quando recebe o dinheiro — preserva o fluxo).
- Lucro Presumido: pode escolher caixa OU competência, mas escolha precisa ser declarada no início do ano e mantida.
- Lucro Real: obrigatoriamente competência.
Como aplicar isso na prática
Sistemas de gestão bons (como o EVAH) trabalham com os dois regimes simultaneamente. Cada lançamento tem duas datas:
- Data de competência: quando o serviço foi prestado (ou seria, no caso de uma despesa)
- Data de pagamento / recebimento: quando o dinheiro mexeu
Aí o dashboard mostra:
- Saldo dos caixas — regime de caixa (dinheiro real disponível agora)
- DRE mensal — regime de competência (lucratividade real do período)
- Contas a pagar / a receber — diferença entre os dois regimes
Resumo de bolso
- Decidir se paga boleto hoje? Olhe o saldo (caixa).
- Decidir se o mês foi lucrativo? Olhe o DRE (competência).
- Pra entregar pro contador? Pergunte qual regime declarou — caixa ou competência.
- Pra você dormir tranquilo? Use os dois, sempre.
Se você ainda não tem essa dupla visão, vale conhecer o EVAH: veja os recursos ou volte ao guia de fluxo de caixa se ainda está montando o seu.