Esse é o passo mais importante e o mais ignorado da gestão financeira de pequeno negócio. Misturar pessoa física com pessoa jurídica é o erro #1 que aparece em qualquer PME com problema financeiro. Vamos resolver de vez.
Por que separar é tão importante
Três razões, em ordem de gravidade:
- Clareza: sem separação, você nunca sabe se o negócio dá lucro. Saldo da conta vira uma sopa entre dinheiro do cliente e despesa pessoal.
- Imposto: a Receita Federal cruza dados. Se cair em malha fina, e o dinheiro da empresa estiver na sua conta pessoal, você responde por "distribuição disfarçada" e paga multa.
- Proteção patrimonial: em caso de processo trabalhista, dívida do negócio, ou problema fiscal, ter as contas separadas é a primeira linha de defesa pro seu patrimônio pessoal.
Passo 1: abra uma conta PJ
Se você tem CNPJ (MEI, ME, EPP) e ainda não tem conta PJ, esse é o primeiro movimento. Não pode usar conta pessoal pra receber por CNPJ — é proibido pelo Banco Central (e muitas vezes é o que dispara malha fina).
Bancos digitais como Inter, BS2, C6 Empresa, PJ Bank oferecem conta PJ grátis pra MEI/ME. Não tem mais desculpa de "tarifa cara".
Passo 2: defina seu pró-labore
Pró-labore é a remuneração mensal do sócio (ou dono) pelo trabalho que executa na empresa. É o "salário" do empreendedor. Tem que ser valor fixo, transferido na mesma data todo mês, da conta PJ pra conta pessoal.
Quanto definir?
Regra prática: pró-labore deveria cobrir todos os seus custos pessoais fixos (aluguel, supermercado, contas básicas, lazer mínimo). Tipicamente fica entre R$ 3.000 e R$ 12.000 dependendo do padrão de vida.
Sobre pró-labore incide INSS (11%) e IR (tabela progressiva, mas só acima de R$ 2.259/mês isenção). Por isso muita gente define um pró-labore menor e complementa com retirada de lucro (próximo passo).
Passo 3: entenda retirada de lucros
Depois do fechamento mensal, se a empresa deu lucro, o sócio pode retirar esse lucro e transferir pra conta pessoal. Diferente do pró-labore, retirada de lucro é isenta de imposto (não incide INSS nem IR pra empresas do Simples Nacional, dentro de certos limites).
Estratégia comum: pró-labore baixo (suficiente pra cobrir INSS) + retirada de lucros pra complementar. Mas atenção: só pode retirar o que realmente sobroude lucro. Senão vira "distribuição disfarçada" e tributação retroativa.
Passo 4: regra de ouro do cartão
Cartão da empresa: paga SÓ despesa da empresa.
Cartão pessoal: paga SÓ despesa pessoal.
Sem exceção. Sem "ah, tava com o cartão errado na mão". Se misturar uma vez, mistura outra, e a separação volta a degradar.
Se for inevitável (uma única exceção: emergência, supermercado próximo do escritório, etc.), registre como ressarcimento: a pessoa física vai "dever" pra empresa, e no próximo pró-labore desconta. Mas faz isso ser exceção, não regra.
Passo 5: faturas e recibos
Todo cliente paga pra empresa, todo fornecedor recebe da empresa. Nota fiscal emitida pelo CNPJ. Recibo no nome do CNPJ. Pix no CNPJ.
Se um cliente já te paga "na pessoa física" por costume, conversa com ele: a partir do mês X, vai ser na conta da empresa. Cliente bom entende. Cliente que não entende, está te fazendo correr risco fiscal de graça.
O fluxo correto na prática
- Cliente paga R$ 10.000 na conta PJ da empresa
- Empresa paga aluguel da sala, ferramentas, freelas (despesas operacionais)
- Empresa paga impostos (DAS, ISS)
- Empresa transfere pró-labore (ex: R$ 4.000) pra sua conta pessoal
- Empresa fecha o mês com lucro de, digamos, R$ 1.500
- Você decide retirar R$ 1.000 desse lucro pra conta pessoal (R$ 500 ficam de reserva)
- Da conta pessoal, você paga supermercado, lazer, IPTU da casa, etc.
Notou? Não houve UMA SÓ transação onde dinheiro pessoal pagou despesa da empresa, ou vice-versa. Esse é o objetivo.
Como o EVAH facilita isso
No EVAH você tem caixas separados (conta PJ, dinheiro, cartão da empresa) com saldo independente — então mesmo se você operar tudo na mesma conta, o sistema separa logicamente o que é da empresa.
E você consegue marcar "Pró-labore" como uma categoria de saída fixa mensal, fazendo o relatório de retirada de lucros sair pronto pro contador. Veja os recursos.
Resumo
- Conta PJ separada (obrigatório se tem CNPJ)
- Pró-labore fixo todo mês, transferido em data fixa
- Lucro só é retirado depois de calculado no DRE
- Cartão empresa = só empresa. Cartão pessoal = só pessoal.
- Toda receita entra pra empresa, todo gasto pessoal sai da pessoal
Se você implementar SÓ esse hábito, vai reduzir em 80% o seu trabalho mental de gestão financeira nos próximos 6 meses. Vale o investimento de organizar agora.